O&N Cooling n' Heating
(832) 480-3958

Privacy Policy

Last updated: October 8, 2026

This policy explains what information O&N Cooling and Heating ("O&N", "we", "us") collects and how we use it. It covers two things: this website (oncooling.com), and MailChecker, an internal tool we use to manage service leads that reach our own business email account.

1. Information we collect on this website

  • Contact form. If you write to us, we receive what you type: your name (optional), phone number, email address, the topic you choose and your message. We use it only to reply to you and to provide the service you asked about.
  • Spam protection. The form uses Google reCAPTCHA, which processes technical information from your browser and is subject to Google's Privacy Policy. Our server also uses your IP address briefly to limit repeated submissions.
  • Server logs. Like most websites, our web server keeps standard access logs (IP address, pages requested, date and time) for security and troubleshooting.
  • Campaign links. If you arrive through one of our campaigns (for example an email, a text message or an ad), the link carries campaign identifiers. Your browser keeps them for up to 30 days and, if you send us a form, they are included with it so we know which campaign reached you.
  • Visit statistics without cookies. We measure visits with Umami, an analytics tool that runs on our own servers. It does not use cookies and does not identify individual visitors. It records information such as the pages visited, the website or campaign you came from, your approximate location, browser and device type.
  • No advertising cookies. This website does not currently use advertising or tracking cookies. If we start using tools from Google or Meta to measure our advertising, they will run only after you accept them in a cookie notice, and we will update this policy first.
  • Language preference. Your choice of English or Spanish is saved in your own browser. It is not sent to us.

2. MailChecker and Google user data

MailChecker is a private application used only by O&N Cooling and Heating, on our own computer, with our own business Gmail account. It is not offered to the public and no one else can sign in to it.

  • What it accesses. With our authorization, it uses the Gmail API with the read-only scope (gmail.readonly) to read new messages in that account.
  • What it does with them. It looks for service-lead notifications sent by our warranty-network partners and extracts the job details in them (such as ZIP code, type of system, the accept link and, for jobs we accept, the customer's name, address, phone number and email) so we can accept the jobs we serve and schedule them. Other messages are ignored.
  • What it never does. It does not send, delete, label or modify email, and it does not use Gmail data for advertising.
  • Where data is stored. Job and customer details we extract are stored in our own database on our private network. The Google authorization token is stored encrypted on the same computer. Email content is not copied to any third party.
  • Sharing. We do not sell, rent or share Google user data with anyone, and we do not use it to train artificial intelligence or machine learning models. People at O&N read it only as needed to run jobs and support the tool.
  • Revoking access. You can revoke MailChecker's access at any time at myaccount.google.com/permissions. Once revoked, MailChecker can no longer read the account.

Our use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including its Limited Use requirements.

3. How long we keep information

We keep contact messages and job records for as long as needed to serve you and to meet our business and legal obligations. The Google authorization token is deleted when access is revoked or the tool is retired. You can ask us to delete your information at any time (see section 6).

4. Who we share information with

We do not sell your personal information. We share it only with service providers that help us operate (for example, our email provider and hosting), who may use it only for that purpose, or when the law requires it.

5. Security

We protect information with encryption in transit (HTTPS), encrypted storage of credentials and tokens, and restricted access to our systems. No method of transmission or storage is completely secure, but we work to protect your information.

6. Your choices and contact

You may ask to see, correct or delete the personal information we hold about you. Contact us at orlando@oncooling.com or call (832) 480-3958.

7. Changes to this policy

If we change this policy, we will post the new version on this page and update the date above.

Política de Privacidad

Última actualización: 8 de octubre de 2026

Esta política explica qué información recopila O&N Cooling and Heating ("O&N", "nosotros") y cómo la usamos. Cubre dos cosas: este sitio web (oncooling.com) y MailChecker, una herramienta interna que usamos para gestionar solicitudes de servicio que llegan al correo de nuestro propio negocio.

1. Información que recopilamos en este sitio

  • Formulario de contacto. Si nos escribe, recibimos lo que usted ingresa: su nombre (opcional), teléfono, correo electrónico, el tema que elige y su mensaje. Lo usamos solo para responderle y para brindarle el servicio que solicitó.
  • Protección contra spam. El formulario usa Google reCAPTCHA, que procesa información técnica de su navegador y está sujeto a la Política de Privacidad de Google. Nuestro servidor también usa brevemente su dirección IP para limitar envíos repetidos.
  • Registros del servidor. Como la mayoría de los sitios, nuestro servidor web guarda registros de acceso estándar (dirección IP, páginas solicitadas, fecha y hora) por seguridad y para resolver problemas.
  • Enlaces de campaña. Si llega a través de una de nuestras campañas (por ejemplo, un correo, un mensaje de texto o un anuncio), el enlace lleva identificadores de campaña. Su navegador los conserva hasta 30 días y, si nos envía un formulario, se incluyen con él para que sepamos qué campaña llegó hasta usted.
  • Estadísticas de visitas sin cookies. Medimos las visitas con Umami, una herramienta de analítica que funciona en nuestros propios servidores. No usa cookies y no identifica a los visitantes. Registra información como las páginas visitadas, el sitio o la campaña de donde vino, su ubicación aproximada, el navegador y el tipo de dispositivo.
  • Sin cookies de publicidad. Este sitio no usa actualmente cookies de publicidad ni de seguimiento. Si empezamos a usar herramientas de Google o de Meta para medir nuestra publicidad, solo funcionarán después de que usted las acepte en un aviso de cookies, y antes actualizaremos esta política.
  • Preferencia de idioma. Su elección de inglés o español se guarda en su propio navegador. No se nos envía.

2. MailChecker y datos de usuario de Google

MailChecker es una aplicación privada que usa únicamente O&N Cooling and Heating, en nuestra propia computadora y con la cuenta de Gmail de nuestro negocio. No se ofrece al público y nadie más puede iniciar sesión en ella.

  • A qué accede. Con nuestra autorización, usa la API de Gmail con el permiso de solo lectura (gmail.readonly) para leer los mensajes nuevos de esa cuenta.
  • Qué hace con ellos. Busca notificaciones de solicitudes de servicio enviadas por nuestras redes de garantías aliadas y extrae los datos del trabajo (como código postal, tipo de sistema, el enlace para aceptar y, en los trabajos que aceptamos, el nombre, dirección, teléfono y correo del cliente) para poder aceptar los trabajos que atendemos y programarlos. Los demás mensajes se ignoran.
  • Lo que nunca hace. No envía, elimina, etiqueta ni modifica correos, y no usa los datos de Gmail para publicidad.
  • Dónde se guardan los datos. Los datos de trabajos y clientes que extraemos se guardan en nuestra propia base de datos, dentro de nuestra red privada. El token de autorización de Google se guarda cifrado en la misma computadora. El contenido de los correos no se copia a ningún tercero.
  • Con quién se comparten. No vendemos, alquilamos ni compartimos datos de usuario de Google con nadie, y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático. Las personas de O&N los leen solo cuando es necesario para gestionar los trabajos y dar soporte a la herramienta.
  • Revocar el acceso. Puede revocar el acceso de MailChecker en cualquier momento en myaccount.google.com/permissions. Una vez revocado, MailChecker ya no puede leer la cuenta.

El uso y la transferencia de la información recibida de las API de Google cumple con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.

3. Cuánto tiempo conservamos la información

Conservamos los mensajes de contacto y los registros de trabajos mientras sea necesario para atenderle y cumplir nuestras obligaciones comerciales y legales. El token de autorización de Google se elimina cuando se revoca el acceso o se retira la herramienta. Puede pedirnos que eliminemos su información en cualquier momento (vea la sección 6).

4. Con quién compartimos información

No vendemos su información personal. La compartimos solo con proveedores que nos ayudan a operar (por ejemplo, nuestro proveedor de correo y de alojamiento), que solo pueden usarla para ese fin, o cuando la ley lo exige.

5. Seguridad

Protegemos la información con cifrado en tránsito (HTTPS), almacenamiento cifrado de credenciales y tokens, y acceso restringido a nuestros sistemas. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro, pero trabajamos para proteger su información.

6. Sus opciones y contacto

Puede pedirnos ver, corregir o eliminar la información personal que tenemos sobre usted. Escríbanos a orlando@oncooling.com o llámenos al (832) 480-3958.

7. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página y actualizaremos la fecha de arriba.